GDPR - Hantering av personuppgifter inom Dalarnas FF

1. INLEDNING
Denna informationstext förklarar hur Dalarnas Fotbollförbund (DFF) hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som

  • är tränare, ledare, domare, spelare, förtroendevald, personal i förening eller förbund ansluten till DFF
  • besöker vår hemsida eller våra plattformar i sociala medier
  • på annat sätt kommunicerar med oss, t ex via vår kansliet

Din integritet är viktig för oss. Vi är därför angelägna om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt, och i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Vi uppmuntrar dig att läsa igenom informationen noggrant. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av denna informationstext. Relaterad information finns även på Svenska Fotbollförbundets hemsida.

2. VAD ÄR PERSONUPPGIFTER?
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, t ex namn, bild, personnummer, adress, telefon, e-post mm.

3. VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR VI OM DIG OCH VARFÖR?
I det här avsnittet förklarar vi hur dina personuppgifter används.

3.1 När du deltar i tränarutbildning, domarutbildning, spelarutbildning eller andra utbildningar/träffar arrangerade av DFF
När du deltar utbildningar eller träffar hanterar vi följande uppgifter som du själv lämnar till oss:

  • Ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter samt föreningstillhörighet
  • Uppgifter om din utbildningshistorik
  • Uppgifter om betalning och betalningshistorik

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Identifiera dig som utbildningsdeltagare
  • Kalla dig till utbildningen eller meddela om förändringar i utbildningen
  • Ta betalt för utbildningen, antingen av dig eller din förening
  • Marknadsföra våra kommande adekvata utbildningar
  • Ta fram statistik över utbildningar i syfte att förbättra och utvecklar våra utbildningar

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal när vi tillhandahåller utbildningar eller träffar, med stöd av intresseavvägning när vi har ett berättigat intresse att använda dina uppgifter för statistik och för att marknadsföra våra utbildningar, säkerställa betalning och förhindra bedrägerier.

Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig så länge utbildningarna är relevanta i förhållande till ny och uppdaterade utbildningar.

3.2 När du är domare i matcher där Dalarnas FF tillsätter domare
När du blir uttagen som domare eller assisterande domare till matcher där DFF tillsätter domare hanterar vi följande uppgifter:

  • Ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter
  • Dina domaruppdrag
  • Domarobservationer

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • tillsätta dig som domare eller assisterande domare
  • Ta fram statistik över domaruppdrag i syfte att förbättra och utveckla dig som domare

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal när vi tillsätter dig som domare i matcher, med stöd av intresseavvägning när vi har ett berättigat intresse att använda dina uppgifter för statistik och och utveckling av domarverksamheten.

Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig så länge du är aktiv domare + 12 månader.

3.3 När du blir föremål för bestraffningsärende i samband med match

När du blir föremål för bestraffningsärende i samband med match hanterar vi följande uppgifter som domaren lämnar till oss:

  • Ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter samt föreningstillhörighet
  • Uppgifter om händelseförloppet
  • Uppgifter om beslut och påföljder i ärendet

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Identifiera dig som spelare eller ledare i fotbolls- futsal eller beachsoccermatch
  • Fatta beslut om påföljder i ärendet
  • Ta fram statistik i syfte att förbättra och utveckla vår verksamhet

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal när vi behandlar ärendet, med stöd av intresseavvägning när vi har ett berättigat intresse att använda dina uppgifter för utveckling av vår verksamhet.

Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig så länge ärendet är aktuellt, som längst 24 månader.

3.4 Som förtroendevald i förbund eller förening
När du väljs som förtroendevald i förbund eller förening hanterar vi följande uppgifter som du lämnar till oss eller till den förening du är vald inom:

  • Ditt namn, personnummer och dina kontaktuppgifter samt föreningstillhörighet
  • Din roll som förtroendevald

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Identifiera dig som förtroendevald i förbund eller förening
  • Kommunicera med dig i egenskap av förtroendevald
  • Ta fram statistik i för eventuella förtjänsttecken

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal, med stöd av intresseavvägning när vi har ett berättigat intresse att använda dina uppgifter för eventuella förtjänsttecken och som förtroendevald inom DFF kompletterat med samtycke.

Lagringstid: Vi sparar uppgifter om dig så länge du är förtroendevald + som längt 12 månader.

3.5 När du kommunicerar med oss
Du kan välja att kommunicera med DFF på många olika sätt, t.ex. brev, e-post, via sociala medier, samtal och mail med vårt kansli.

När du kommunicerar med oss hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss t ex:

  • Namn och kontaktuppgifter
  • Information om din synpunkt, fråga eller ärende

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Besvara frågor och hantera ditt ärende
  • Förbättra våra tjänster och den information som vi lämnar och publicerar via vår hemsida
  • Analysera samtal i syfte att förbättra vår service

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt och ditt berättigade intresse att hantera ditt ärende (intresseavvägning).

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter i upp till 12 månader efter avslutat ärende för att säkra spårbarhet i din kommunikation med oss.

3.6 När du prenumererar på vårt nyhetsbrev
Du kan välja att prenumerera på vårt nyhetsbrev och då hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss t ex:

  • Namn och e-postadress

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Skicka nyhetsbrev till dig

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal för utskick av nyhetsbrev

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter så längre du själv önskar prenumerera på nyhetsbrevet.

3.7 När du erhåller lön, arvode eller kostnadsersättning för uppdrag inom förbundets verksamhet
När du erhåller lön, arvode eller kostnadsersättning hanterar vi följande uppgifter:

  • Namn, personnummer, kontaktuppgifter
  • Bankkonto

Vi hanterar dina personuppgifter för att:

  • Kunna betala lön, arvoden och kostnadsersättningar

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal samt att vi är skyldiga enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig skyldighet

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter så längre vi måste lagra dem enligt lag.

3.8 När vi fotograferar eller filmar från vår verksamhet eller arrangemang
Vi publicerar foton och filmer på vår hemsida och i sociala medier i syfte att berätta om vår omfattande verksamhet.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i allmänt intresse, intresseavvägning eller samtycke.

Lagringstid: Vi sparar foton och filmer på webben upp till 36 månader.

3.9 När vi har en skyldighet enligt lag
Utöver vad som beskrivs i punkterna ovan hanterar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t ex på grund av vår bokföringsskyldighet eller kostnadsersättning eller vid begäran från myndighet.

Rättslig grund: När vi hanterar dina personuppgifter på grund av att vi är skyldiga enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig skyldighet.

4. HUR LÄNGE VI SPARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Därefter raderas eller avidentifieras dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan kopplas till dig.

5. TILL VEM LÄMNAR VI UT DINA PERSONUPPGIFTER?
DFF säljer eller lämnar aldrig dina uppgifter till oberoende tredje part med nedanstående undantag.

  • Dalarnas Fotbolldomarklubb för samverkan kring utveckling av domare. Namn på domare och e-postadress.

Partners som hanterar personuppgifter i samverkan med DFF ska alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss i syfte att vi ska kunna säkerställa att dina uppgifter hanteras på korrekt och säkert sätt. När dina personuppgifter delas med en mottagare som är självständigt personuppgiftsansvarig, gäller också mottagarens integritetspolicy och information om personuppgiftshantering.

6. HUR SKYDDAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säkerheten i fokus. Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen samt etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Detta innebär att vi har rutiner och regler kring dataskydd, t ex att vi skickar dina uppgifter på ett säkert sätt och säkrar att personalen endast har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete.

7. DINA RÄTTIGHETER
Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i nästa avsnitt.

  • Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas
  • Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade
  • Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna
  • Invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse och mot behandling för direktmarknadsföring – du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att behandlingen begränsas
  • Rätt till dataportabilitet – du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Om du vill veta mer om dataskyddslagstiftningen och dina rättigheter kan du läsa mer här http://eur-lex.europa.eu/legal-content/SV/TXT/?uri=CELEX:32016R0679

Om du skulle anse att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss, se avsnittet kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att klaga till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

8. KONTAKTUPPGIFTER
Dalarnas Fotbollförbund (orgnr 883200-7358) är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter. Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras, kontakta oss genom en skriftlig egenhändigt undertecknad begäran som skickas till:

Dalarnas Fotbollförbund
Pelle Bergs backe 3
791 50 Falun

I brevet önskar vi att du uppger ditt namn, adress, e-post, telefonnummer samt personnummer i tillägg till ditt ärende. Bifoga även en kopia av din legitimation. Svar kommer att skickas till din folkbokföringsadress.

9. UPPDATERINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN
Denna informationstext uppdaterades senast den 12 juni 2018 och kan komma att ändras. Om vi gör väsentliga ändringar i texten kommer vi meddela dig innan ändringen träder i kraft genom e-post, nyhetsbrev och genom att publicera en ny version på vår webbplats.